Przez lata przeczytalem kilkanascie ksiazek o zarzadzaniu czasem. Wiekszosc z nich obiecuje, ze znajdziesz dodatkowe godziny w ciagu dnia i staniesz sie kilkakrotnie bardziej produktywny. Rzeczywistosc jest prostsza: nie da sie wytworzyc wiecej czasu, ale mozna swiadomie wybierac, na co go przeznaczamy.
W tym artykule zebralem te metody i techniki, ktore po kilku miesiacach stosowania okazaly sie naprawde uzyteczne. Pomijam teorie i koncepcie, ktore brzmia dobrze na papierze, ale nie przetrwaly kontaktu z codziennym zyciem.
Metoda blokow czasowych
Ta technika pojawia sie w kilku ksiazkach, ale najlepiej opisuje ja Cal Newport w Deep Work oraz w swojej nowszej pozycji A World Without Email. Idea jest prosta: zamiast pracowac z lista zadan i reagowac na biezace potrzeby, dzielisz dzien na bloki czasu, z ktorych kazdy jest przeznaczony na konkretna aktywnosc.
W praktyce wyglada to tak: rano, zanim zasiadziesz do pracy, patrzysz na swoj kalendarz i dzielisz dzien na bloki trzydziesci lub szescdziesieciominutowe. Kazdemu blokowi przypisujesz konkretne zadanie lub typ aktywnosci. Na przyklad od osmej do dziesiatej gleboka praca nad projektem, od dziesiatej do dziesiatej trzydziesci przerwa i odpowiadanie na maile, od dziesiatej trzydziesci do dwunastej pisanie tekstu.
Kluczowe jest to, ze plan nie musi byc sztywny. Newport podkresla, ze bloki mozna przesuwaac i zmieniac w ciagu dnia. Chodzi raczej o intencjonalnosc, swiadomy wybor tego, co robimy w danym momencie, zamiast poddawania sie impulsowi sprawdzenia poczty lub mediow spolecznosciowych.
Planowanie blokow czasowych nie zajmuje wiecej niz dziesiec minut rano, a daje poczucie kontroli nad calym dniem. To najlepsza inwestycja czasowa, jaka znam.
System Getting Things Done
GTD Davida Allena to klasyka gatunku i mimo ze ksiazka ukazala sie po raz pierwszy w 2001 roku, jej fundamenty pozostaja aktualne. Allen proponuje system, ktory opiera sie na jednej kluczowej zasadzie: twoj umysl nie powinien sluzyc do przechowywania informacji, ale do ich przetwarzania.
W praktyce oznacza to piec krokow. Po pierwsze, zbieranie wszystkiego, co wymaga Twojej uwagi, w jedno miejsce, ktore Allen nazywa skrzynka wejsciowa. Moze to byc notatnik, aplikacja lub fizyczna taca na biurku. Po drugie, przetwarzanie, czyli decydowanie, co z kazda rzecza zrobic. Jesli zadanie zajmie mniej niz dwie minuty, robimy je od razu. Jesli wiecej, delegujemy, planujemy lub umieszczamy na odpowiedniej liscie.
Po trzecie, organizowanie, czyli przypisywanie zadan do odpowiednich kategorii i kontekstow. Po czwarte, regularne przeglady, najlepiej cotygodniowe, w ktorych sprawdzamy, czy nasze listy sa aktualne. I po piate, wykonywanie, z pelna pewnoscia, ze robimy w danym momencie to, co naprawde powinnnismy robic.
System GTD wymaga poczatkowego nakładu pracy, ale kiedy juz wejdzie w rutyne, daje ogromne poczucie spokoju. Allen nazywa to umyslem jak woda, stanem, w ktorym jestes gotow zareagowac na wszystko, bo nic nie umyka Twojej uwadze.
Wikimedia Commons
Technika Pomodoro
Stworzona przez Francesco Cirillo w latach osiemdziesiatych, technika Pomodoro to jedna z najprostszych i najczesciej polecanych metod organizacji czasu. Zasada jest elementarna: pracujesz intensywnie przez dwadziescia piec minut, po czym robisz pieciominutowa przerwe. Po czterech takich cyklach robisz dluzsza przerwe, pietnasto lub dwudziestominutowa.
Brzmii to banalnie, ale skutecznosc tej metody lezy w jej prostocie. Timer odmierzajacy czas tworzy sztuczna presje, ktora pomaga skupic sie na zadaniu. Przerwy zapobiegaja zmeczeniu umyslowemu. A fakt, ze kazdy blok ma poczatek i koniec, daje poczucie progresu.
Z mojego doswiadczenia wynika, ze technika Pomodoro najlepiej sprawdza sie przy zadaniach, ktore wymagaja utrzymania uwagi, ale nie glebokiej kreatywnosci. Do pisania dlugich tekstow wole dluzsze bloki, ale do nauki, analizy danych czy porzadkowania dokumentow Pomodoro jest idealne.
Macierz Eisenhowera
Macierz pilne kontra wazne to narzedzie, ktore pojawia sie w wielu ksiazkach o produktywnosci, ale najlepiej opisuje ja Stephen Covey w 7 nawykach skutecznego dzialania. Idea polega na podziale wszystkich zadan na cztery kategorie: pilne i wazne, wazne ale nie pilne, pilne ale nie wazne, i ani pilne ani wazne.
Covey przekonuje, ze wiekszosc ludzi spedza czas na zadaniach z pierwszej i trzeciej kategorii, czyli na reagowaniu na pilne sprawy. Tymczasem najwieksza wartosc przynoszą zadania z kategorii drugiej, wazne ale nie pilne. To do niej naleza planowanie, budowanie relacji, nauka nowych umiejetnosci i dbanie o zdrowie.
Praktyczne zastosowanie polega na cotygodniowym przegladzie zadan i swiadomym przydzielaniu czasu na zadania z drugiej kategorii. Jesli nie zarezerwujesz na nie czasu w kalendarzu, zawsze zostana wyparte przez sprawy pilne.
Zasada dwoch minut
To jedna z najprostszych rad, ktore znalazlem w literaturze, a jednoczesnie jedna z najskuteczniejszych. Zasade te proponuje David Allen w GTD: jesli zadanie zajmie mniej niz dwie minuty, zrob je natychmiast. Nie zapisuj, nie planuj, nie odkładaj.
Dlaczego to dziala? Bo koszt zaplanowania i zapamiettania drobnego zadania jest wiekszy niz koszt jego wykonania. Odpisanie na krotki mail, umycie filizanki, krotki telefon z potwierdzeniem, to wszystko zajmuje mniej czasu, niz myslimy. A odkładanie takich drobniacow prowadzi do narastania stosu niedokonczonych spraw, ktory obciaza umysl.
Planowanie tygodniowe
Covey, Allen i Newport zgadzaja sie w jednym: cotygodniowy przeglad to fundament dobrej organizacji czasu. Covey nazywa go Big Rocks, Allen Weekly Review, a Newport po prostu planowaniem tygodniowym. Niezaleznie od nazwy, idea jest ta sama: raz w tygodniu poswiecasz od trzydziestu do szescdziesieciu minut na przeglad swoich celow, zadan i priorytetow.
Podczas takiego przegladu pytam siebie o trzy rzeczy. Po pierwsze, co udalo mi sie osiagnac w mijajacym tygodniu. Po drugie, jakie sa moje trzy najwazniejsze priorytety na nastepny tydzien. Po trzecie, czy moj kalendarz odzwierciedla te priorytety, czy moze jest wypelniony spotkaniami i zadaniami, ktore nie przybllizaja mnie do celow.
Wikimedia Commons
Poranny rytuall
Wiekszosc ksiazek o produktywnosci podkresla znaczenie porannej rutyny. Hal Elrod w Magicznym poranku proponuje system SAVERS: Silence (cisza i medytacja), Affirmations (afirmacje), Visualization (wizualizacja), Exercise (cwiczenia), Reading (czytanie) i Scribing (pisanie dziennika). Caly proces trwa od trzydziestu do szescdziesieciu minut.
Czy musisz stosowac dokladnie ten system? Absolutnie nie. Z mojego doswiadczenia wynika, ze najwazniejsze jest to, zeby pierwsze trzydziesci minut dnia nie bylo zdominowane przez telefon i media spolecznosciowe. Zamiast tego warto zaczac od czynnosci, ktora daje poczucie kontroli i spokoju, niezaleznie od tego, czy to medytacja, cwiczenia, czytanie czy po prostu spokojna kawa bez ekranow.
Ktore metody laczyc
Na podstawie wlasnych doswiadczen polecam nastepujace polaczenie: cotygodniowy przeglad w stylu GTD jako fundament, codzienny plan blokow czasowych wedlug Newporta, zasada dwoch minut na drobne zadania oraz technika Pomodoro na prace wymagajace utrzymania uwagi. To cztery elementy, ktore wzajemnie sie uzupelniaja i nie wymagaja wiele czasu na wdrozenie.
Najwazniejsza rada, ktora wynioslem ze wszystkich przeczytanych ksiazek, brzmi: system jest lepszy niz motywacja. Nie czekaj na idealny moment, idealny nastroj ani idealny plan. Zacznij od jednej metody, stosuj ja przez dwa tygodnie i ocen, czy Ci odpowiada. Jesli tak, dodaj kolejna. Jesli nie, przerob ja lub zamien na inna.
Podsumowanie
Organizacja czasu to umiejetnosc, ktora mozna doskonallic przez cale zycie. Najlepsze ksiazki na ten temat nie oferuja magicznych rozwiazan, ale sprawdzone frameworki, ktore pomagaja swiadomie wybierac, na co przeznaczamy nasze godziny. Kluczem jest eksperymentowanie i dopasowywanie metod do wlasnego stylu zycia i pracy.